* כתוב בלשון זכר מטעמי נוחות של הכותבת
רוב הסיכסוכים המקצועיים שאנו מטפלים בהם נובעים מתקשורת משובשת, כאשר הציפיות של שני הצדדים לא מתואמות או מתנגשות, כאשר אין דיווח על התקדמות העבודה מצד העובד ואין עדכון על שינויים הצד המעסיק וכשיש הכרות מוקדמת בפרויקט עבר מוצלח שמובילה להנחות שגויות בנוגע לפרויקט הנוכחי.
יש לנו שליטה מועטה על המקצועיות ויכולות התקשורת של המעסיקים שלנו ושותפינו לעבודה - יש לנו שליטה טובה הרבה יותר על עצמנו וכשאנחנו מתקשרים טוב יותר, הסביבה נוטה להתכוונן אלינו בצורה חיובית.
לתקשורת טובה בסביבת העבודה יש מטרה אחת - להשיג את התוצאה הרצויה באיכות הרצויה בפרק הזמן הרצוי.
אז מהי תקשורת טובה? תקשורת אפקטיבית.
זה מתחיל כמובן מההתקשרות הראשונית שפרטים עליה תוכלו למצוא בפוסטים קודמים וממשיך בחלק הכי חשוב בתקשורת אפקטיבית - בדיווח למעסיק, בו נתמקד במאמר זה.
מהו דיווח? סיכום יומי שנשלח למעסיק ולגורמים רלוונטיים אחרים כמו במאי או מנהל פרוייקט. הנמען הראשי יהיה הבנאדם שאחראי ישירות לפרוייקט והנמענים המשניים, CC, הם אנשים שעבודתכם משפיעה על עבודתם ישירות.
נביא כמה יתרונות של דיווח יומיומי או לפחות שבועי:
- אתם מורידים את עומס העבודה מהמעסיק שלכם כי הוא לא צריך לבוא ולבדוק מה אתכם או לשלוח לכם מייל / ווטסאפ / במאי
- אתם מונעים טעויות ואי הבנות שמתגלים רק כשהעבודה גמורה או בשלב מאוחר מדי בהפקה
- אתם מזכירים למעסיק את ההתחייבויות שלו אליכם (שליחת חומרים, שכר, טסטים, דגימות ועוד) בלי להזכיר לו ישירות
- בכל פעם שאתם עוברים על רשימת המשימות אתם מגלים משימה שנעלמה מעיניכם או שלפתע הפכה לדחופה / לא רלוונטית
- אתם נתפסים (ובצדק) כאנשי מקצוע אחראים ויסודיים
- הדיווח והסדר שלכם מדרבנים את המעסיקים ושותפיכם לעבודה לעשות את אותו הדבר (קנאת סופרים תרבה אפקטיביות)
- אתם מורידים את הסיכוי שהמעסיק יתנער מהעבודה שלכם ואם הוא כן יתנער, אתם בונים את התיק לבית המשפט
אוקי, רובכם בטוחים שמספר 6 בחיים לא יקרה לכם אבל לצערנו חלק גדול מהמקרים המשפטיים המטופלים בידי האיגוד נובעים מדיווח קלוקל של איש פוסט למעסיק (או אי דיווח בכלל) ומעסיק שמנצל את זה, רוכב על זה ומנסה להתנער מהעבודה שעשו עבורו. וזה תמיד מלוכלך, וזה תמיד לא נעים ונכון שהאיגוד לרוב מנצח (טפו טפו טפו) אבל דיווח נכון מונע מהמעסיק להתנער או מציף את הפערים ביניכם או בין המעסיק לבמאי, למשל, מוקדם מספיק כדי לעצור את העבודה ולהישאר חברים.
איך מדווחים?
בדוא״ל בסוף כל יום עבודה.
מה מדווחים?
- על מה עבדתי היום
- מה מצב הפרוייקט ביחס למשימות שהסכמנו עליהם וביחס ללו״ז שהסכמנו עליו
- עם מי תקשרתי היום בנוגע לפרוייקט, על מה דיברנו ומה סיכמנו (סיכומי שיחות)
- לאילו חומרים או פעולות אני מחכה מהמעסיק ו/או שותפיי לעבודה ומתי הם אמורים להגיע אלי ומה אני אעשה אם הם לא יגיעו בזמן
- מה אני עומד לעשות מחר / בהמשך השבוע
- האם אני מחר בחופש / יוצא מוקדם / מגיע מוקדם
תמציתיות הדיווח
קצר ולעניין: 1. מי 2. עושה מה 3. עד מתי הוא מדווח
לדוגמה:
״היום ערכתי את סיקוונס קריעת ים סוף, מחר אני מתחיל את סיקוונס העלייה להר.״
״אני אמור לקבל את הגרפיקות עד מחר בצהרים, אם הן לא יגיעו עד 13:00 אני אסמס לך שתוציא שליח״
״מחר אני יוצא מוקדם״
ישנן כמה סיבות בגללן אנחנו לא מתקשרים בתכיפות:
- אנחנו שקועים בעבודה וביצירה - אחלא. שימו תזכורת
- אנחנו מפחדים מביקורת - כולנו. אבל ככל שמתרגלים לשמוע ביקורת, ככה היא מפחידה פחות
- התקשורת עם המעסיקים שלנו קשה / לא מפרגנת / מזלזלת - תתחילו לחפש עבודה חדשה אם אתם שכירים או אל תעבדו עם הבנאדם הזה יותר אם אתם עצמאים. אתם לא יכולים לשנות את המעסיקים שלכם, המקסימום שאתם יכולים לעשות זה לתת לו מחיר שמפצה על עוגמת הנפש אם אתם מחליטים להישאר
- אנחנו מתעצלים
- אנחנו חוששים שזה ייצר לנו עוד עבודה - נכון, יכול להיות שהמעסיק שלכם יזכר בדברים נוספים שאתם צריכים לעשות או יבקש מכם לשנות דברים אחרים שכבר עשיתם. אבל זה ייצר לכם הרבה יותר עבודה כשהוא ייזכר בזה בסוף, אחרי שכבר סגרתם את הפרויקט. בואו נהיה ראליים, סביר להניח שהדוא״ל ששלחתם לא ייפתח ב 90% מהמקרים כי המעסיק שלכם כמוכם - עסוק. אבל הוא ישמח לראות ששלחתם אותו
- אנחנו מפחדים שיצחקו עלינו שאנחנו אובססיביים - אתם מתכוונים שבעולם של חאפרים אתם חוששים להתנהג כמקצוענים? שאלה יהיו הצרות הכי גדולות שלנו
בגלל שאנחנו בשאיפה מתמדת לעשות לכם את החיים קלים יותר, הכנו לכם טמפלט לדיווח עם עוד כמה עצות שקשורות בתיפעול והפיכת הדיווח להרגל שלוקח רק מספר דקות בסוף כל יום עבודה.
יש לכם רעיונות נוספים והצעות לשיפורים? נשמח לשמוע
